文|智東西
繼改變搜索引擎后，微軟又揮起人工智能（AI）的利劍，要掀起辦公軟件的新革命！
智東西3月17日?qǐng)?bào)道，昨晚，微軟正式發(fā)布由AI驅(qū)動(dòng)的辦公神器Microsoft 365 Copilot，讓W(xué)ord、PPT、Excel、Outlook、協(xié)同辦公軟件的生產(chǎn)力都飆增。
以前動(dòng)輒要花幾個(gè)小時(shí)去整理資料、寫報(bào)告、做PPT，現(xiàn)在AI把時(shí)間縮短到只要幾分鐘！
“這是人類與計(jì)算機(jī)共生的新時(shí)代開始?！蔽④浂麻L兼CEO納德拉談道，“如今，AI為從搜索到社交媒體的在線體驗(yàn)帶來了顛覆性變革的動(dòng)力。”
Word中，AI能秒出草稿，并根據(jù)用戶要求增刪文字信息和配圖；PowerPoint中，AI能快速將文字轉(zhuǎn)換成專業(yè)水準(zhǔn)的PPT；Excel中，AI將數(shù)據(jù)分析變得輕松高效，能快速提煉出關(guān)鍵趨勢；Outlook中，AI能給郵件分類加精，并自動(dòng)撰寫回復(fù)內(nèi)容；協(xié)同辦公時(shí)，AI能總結(jié)規(guī)劃成員的工作進(jìn)展、調(diào)取分析數(shù)據(jù)、做SWOT分析、整理會(huì)議核心信息。
而你要做的，僅僅是單擊鼠標(biāo)或者簡單描述你對(duì)AI的要求。等待幾秒鐘，Microsoft 365 Copilot就會(huì)按你的要求執(zhí)行完任務(wù)。
在構(gòu)建下一代AI時(shí)，微軟做出了有意識(shí)的設(shè)計(jì)選擇，將其作為人類智力和行動(dòng)的延伸?！斑@將從根本上改變計(jì)算機(jī)幫助我們思考、計(jì)劃和執(zhí)行的方式?！奔{德拉說。
同時(shí)，微軟并不避諱AI生成的內(nèi)容可能出現(xiàn)一些錯(cuò)誤，它強(qiáng)調(diào)Copilot只是輔助提升辦公效率，內(nèi)容還是需要人來把關(guān)。和New Bing類似，當(dāng)用戶將鼠標(biāo)懸停在文字信息上，相應(yīng)位置就會(huì)出現(xiàn)更多詳細(xì)信息，以便用戶進(jìn)行核查。
01 寫邀請(qǐng)函、做PPT、規(guī)劃派對(duì)，AI秒速代勞
微軟首先展示了寫邀請(qǐng)郵件、共享照片、做PPT、做聚會(huì)計(jì)劃等常見任務(wù)，如何通過Microsoft 365 Copilot大幅提高效率。
比如，群發(fā)邀請(qǐng)郵件時(shí)，只需一些簡單提示，Copilot就能了解生成邀請(qǐng)函初稿所需的一切。
微軟演示的例子是一位用戶的女兒即將高中畢業(yè)，想邀請(qǐng)親朋好友參加她的畢業(yè)派對(duì)。輸入“告知Tasha將高中畢業(yè)。添加我們多么驕傲、我們要和朋友和家人一起慶祝。包括Glenwood Springs確認(rèn)的組織信息?！焙?，Copilot很快生成草稿。
值得一提的是，它還從用戶上周收到的一封電子郵件中提取了有關(guān)場地的詳細(xì)信息。
接著向AI提出更多要求，比如讓客人分享有趣的故事，并點(diǎn)擊“插入（Insert）”，給他們發(fā)一個(gè)可以上傳照片至OneDrive的鏈接。
如果覺得這個(gè)初稿有點(diǎn)啰嗦，可以選擇“short”讓它變得更簡潔，這封邀請(qǐng)郵件就輕松搞定了。
PPT令不少職場人士感到頭疼，而Copilot同樣能帶來生產(chǎn)力的飛躍。
繼續(xù)接著上面這個(gè)例子，在Copilot文本框中輸入：“做個(gè)幫我女兒Tasha慶祝高中畢業(yè)的演講，她從Glenwood Springs畢業(yè)，踢足球、演話劇、在一個(gè)電子俱樂部，登上了榮譽(yù)榜。我們給她的建議是勇敢、富有冒險(xiǎn)精神！”
然后選定“有趣（Fun）”風(fēng)格，Copilot就立刻開始工作，并在幾秒鐘內(nèi)從用戶的OneDrive中找到最佳照片，生成了一個(gè)符合要求的PPT，里面既包含過去的成就，也涉及對(duì)未來的建議。
同樣，可以要求Copilot把文字變得更簡潔，并添加相關(guān)圖像。
也可以修改文字信息。當(dāng)用戶想換張圖，只需將意見告訴Copilot，比如輸入“把圖片換成冒險(xiǎn)或飛行的圖片”，Copilot立即就能滿足需求。
還可以讓Copilot在PPT之間添加過渡，使得PPT的演示更加精美。結(jié)果看起來還不錯(cuò)。
“普通人使用不到PowerPoint所能做的10%，而Copilot解鎖了其余的90%！”微軟CVP、Office產(chǎn)品組Sumit Chauhan說。
接下來，為派對(duì)做具體計(jì)劃，Copilot也能幫得上忙。它可以為派對(duì)所需考慮的所有事情創(chuàng)建頁面。輸入“幫我給Tasha大約有30~50人的高中畢業(yè)派對(duì)創(chuàng)建一個(gè)計(jì)劃”，Copilot就能高效完成任務(wù)。
要求它把這些計(jì)劃放進(jìn)待辦事項(xiàng)列表（To-Do List）里，它也能做得既快又好。
接著，讓Copilot寫一份3分鐘時(shí)長的演講稿，體現(xiàn)父母多位她自豪、多么認(rèn)可她的努力以及被她的志愿者經(jīng)歷所激勵(lì)。
用戶可以決定保留、修改或者放棄這個(gè)草稿，或是讓Copilot添加更多內(nèi)容。
比如添加一些從朋友和家人那里收集到的有趣故事，輸入“包含三個(gè)Tasha的童年趣事”，單擊鼠標(biāo)讓它更簡潔些。然后再開始修改自己不滿意的地方，整個(gè)寫作過程效率會(huì)變高很多。
最后，讓Copilot整體潤色一下講稿，確保講稿直接可用。
Copilot還可以自動(dòng)調(diào)整間距，讓閱讀更舒適。用戶也可以向它征詢關(guān)于所選文字內(nèi)容的優(yōu)化建議。
02 客戶提案不用愁A(yù)I寫好草稿、還能一鍵轉(zhuǎn)PPT
再來換個(gè)跟辦公更相關(guān)的例子，比如需要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)客戶提案。
直接交給Copilot，輸入“在「VanArsdel會(huì)議筆記」文件的基礎(chǔ)上給VanArsdel起草一個(gè)提案，并包括「路線圖」文件中提供的產(chǎn)品”。
接著，可以要求它從某個(gè)文件插入圖像，并從其他文件中提取相關(guān)的視覺效果。
在頁面右方，點(diǎn)擊“添加摘要”，Copilot就會(huì)在文檔頂部生成簡短的摘要。同樣，也可以要求它提供一些建議來優(yōu)化客戶提案。
點(diǎn)擊“添加常見Q&A”，它亦能快速完成。
下一步，將客戶提案變成可向客戶演示的PPT。只要在PPT的Copilot文本框中輸入“創(chuàng)建一個(gè)基于「VanArsdel Proposal」文件的presentation”，它立刻生成一份5頁、演講時(shí)長約10分鐘的PPT。
然后用戶可以繼續(xù)打磨和潤色這個(gè)PPT，包括要求Copilot增加一頁關(guān)于可持續(xù)材料成本效益的幻燈片、讓幻燈片的顯示變得更直觀、為幻燈片制作動(dòng)畫效果等等。
只需單擊鼠標(biāo)，即可獲得堪稱專業(yè)的PPT設(shè)計(jì)。
此外，Copilot還能生成演講者筆記。
03 Excel干將：四輪簡單對(duì)話，銷售表格秒變趨勢圖
再來看Copilot在Excel中的應(yīng)用。
Copilot對(duì)Excel的所有豐富功能觸手可及：假設(shè)你現(xiàn)在需要分析本季度的銷售結(jié)果，你首先要求它對(duì)下圖的數(shù)據(jù)表進(jìn)行分析，在幾秒鐘內(nèi)給出三個(gè)關(guān)鍵趨勢。這時(shí)，你會(huì)得到一個(gè)大致文字要點(diǎn)框架。
接著，你要求它繼續(xù)深入解讀趨勢。它就會(huì)立刻創(chuàng)建了一個(gè)新的表格，自動(dòng)單獨(dú)保存，以便更直觀地呈現(xiàn)發(fā)生了什么，無需修改原始狀態(tài)的數(shù)據(jù)。這是一個(gè)很好的例子，說明Copilot如何通過展示如何一步一步地分解問題，助用戶提高技能。
而當(dāng)你要求Copilot將導(dǎo)致銷售增長下降的原因可視化時(shí)，它會(huì)為對(duì)應(yīng)信息加了一點(diǎn)顏色標(biāo)識(shí)，使問題更加突出顯示。
現(xiàn)在，你想更深入地研究并提出后續(xù)問題，Copilot不僅回答了你的問題，還創(chuàng)建了一個(gè)簡單的場景模板，甚至?xí)柲闶欠裣胪ㄟ^一步一步的細(xì)化工作來了解更多關(guān)于它做了什么的內(nèi)容。
最后，你可以要求它創(chuàng)建預(yù)計(jì)的圖表，將大量數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為清晰的見解和行動(dòng)。
04 電子郵件助手：幫助郵件分類加精，自動(dòng)撰寫回復(fù)
Copilot如何幫助用戶處理電子郵件？
微軟相關(guān)負(fù)責(zé)人稱，我們都在為不斷有動(dòng)態(tài)的收件箱而焦慮，有時(shí)它使我們無法專注于最重要的工作。但與此同時(shí)，人們確實(shí)有重要的電子郵件不能錯(cuò)過。
這就需要Copilot。在Outlook軟件中，首先，它可以幫你將有用信息與噪音分開，幫忙做郵件分類，同時(shí)按優(yōu)先順序突出顯示更重要的電子郵件。同時(shí)，它還可以從更長時(shí)間維度聚合同一類郵件往來。
Copilot還可以自動(dòng)起草回復(fù)，甚至聯(lián)動(dòng)使用Excel文件中的數(shù)據(jù)。你通過簡單操作編輯生成的內(nèi)容，讓它更簡潔，還可以更改寫作內(nèi)容或添加更多上下文。最后，你只需查看建議的響應(yīng)，然后點(diǎn)擊發(fā)送。
05 開視頻會(huì)議接入AI，效率能翻番
在協(xié)同辦公軟件Teams中，Copilot的加持下能讓你遠(yuǎn)程實(shí)時(shí)跟蹤會(huì)議，并在短時(shí)間內(nèi)快速消化會(huì)議內(nèi)容。
首先，假設(shè)你是一個(gè)銷售團(tuán)隊(duì)的負(fù)責(zé)人，你的首要工作就是建立客戶關(guān)系并且達(dá)成交易。然而，在實(shí)際的工作中，你的精力往往會(huì)被如記會(huì)議筆記、翻閱回憶客戶資料等其他“苦差事”分散。
Copilot的目標(biāo)就是為了改善這類用戶在銷售工作流程中的協(xié)作效果并讓一些任務(wù)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，來減輕用戶的工作負(fù)擔(dān)，甚至于當(dāng)你的牙醫(yī)預(yù)約時(shí)間和每周業(yè)務(wù)回顧會(huì)議產(chǎn)生沖突，這一工具都可以為你提供幫助。
在會(huì)議列表，除了“接受”和“拒絕”，Teams還提供了“Follow”選項(xiàng)。也就是說，即便你本人沒有在線下或線上實(shí)時(shí)跟進(jìn)這一次會(huì)議，也可以達(dá)到與上述方式類似的參會(huì)效果。
除了在線上實(shí)時(shí)“Follow”關(guān)注會(huì)議進(jìn)展，收到其他團(tuán)隊(duì)成員的共享文檔、與客戶討論、通知等，你還可以隨時(shí)“提問”。例如當(dāng)看到同事就某個(gè)問題做出決定時(shí)，你可以詢問“為什么會(huì)做出這個(gè)決定”“還有哪些考慮選項(xiàng)”等，得到Copilot的回答時(shí)，它還會(huì)為引用相關(guān)信息作為補(bǔ)充說明，減少進(jìn)一步的溝通成本。
還有一種情況是，會(huì)議進(jìn)行了一段時(shí)間，但你中間分神了幾分鐘，你也可以要求Copilot為當(dāng)前會(huì)議生成一段總結(jié)，包括到目前為止這次會(huì)議的核心要點(diǎn)有哪些、哪些問題已經(jīng)被討論過了、哪些問題還沒有被解決等。
此外，Copilot還會(huì)隨時(shí)同步總結(jié)有關(guān)客戶的最新信息，或者為你生成與客戶相關(guān)的所有對(duì)話摘要，能夠讓你更加直觀的了解到客戶的信息，以便你可以對(duì)會(huì)議討論的相關(guān)問題提出一些建議等。
微軟還構(gòu)建了一個(gè)多人協(xié)作平臺(tái)，讓同事間的溝通、思想碰撞更加直觀。
以一個(gè)團(tuán)隊(duì)在產(chǎn)品報(bào)價(jià)和定價(jià)方面的實(shí)時(shí)協(xié)作為例，可以看到在這個(gè)表單中，團(tuán)隊(duì)間的成員可以添加注釋和相關(guān)項(xiàng)目，這樣每一個(gè)人都可以了解到這一項(xiàng)目的最新進(jìn)展。
并且，當(dāng)你要求Copilot從Excel中提取最暢銷產(chǎn)品的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析時(shí)，另一名同事還能在Copilot同步添加一列。這樣一來，大家的想法可以同時(shí)呈現(xiàn)在電腦面前，其效果可能與面對(duì)面辦公類似。
值得注意的是，這些修改內(nèi)容也會(huì)在“歷史記錄”中保留下來，方便團(tuán)隊(duì)成員回溯。
基于Copilot，客戶相關(guān)的最新信息、數(shù)據(jù)都可以被快速提煉出來。
還有一個(gè)在談判過程中可能被問到的關(guān)鍵問題就是，你的產(chǎn)品與競品相比有什么優(yōu)勢？Copilot就會(huì)從你的銷售材料中提取信息，并生成建議。
當(dāng)會(huì)議結(jié)束后，Copilot會(huì)生成完整摘要，并為你們的下一步計(jì)劃或推進(jìn)項(xiàng)目提供一個(gè)list，這些會(huì)議的詳細(xì)信息也會(huì)同步至你的時(shí)間表中，然后你可以根據(jù)聊天歷史記錄創(chuàng)建會(huì)議摘要、針對(duì)不同問題確定相應(yīng)的跟進(jìn)人員，以及下一次會(huì)議的合適時(shí)間，這些繁雜的操作現(xiàn)在都更為簡便，你只需要簡單的修改后點(diǎn)擊發(fā)送就可以向其他同事同步了。當(dāng)然，會(huì)議詳細(xì)的信息也可以隨機(jī)修改。
辦公場景中很多較為乏味、復(fù)雜的工作此前就可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，但這些大多只有開發(fā)者才能享有，如今，微軟將這一功能開放給了普通用戶，能夠大大縮短完成重復(fù)性工作的時(shí)間，將更多的精力集中到與客戶的談判中。
06 整理資料要花幾小時(shí)？AI分分鐘搞定
在團(tuán)隊(duì)協(xié)作軟件Teams中，商務(wù)聊天（Business Chat）是一個(gè)全新體驗(yàn)——它借助Microsoft Graph將來自用戶的Word、PPT、電子郵件、日歷、備忘錄、聯(lián)系人的數(shù)據(jù)匯集在一起。
你可以要求Copilot總結(jié)你最近與客戶的聊天記錄、電子郵件和文檔信息，讓它補(bǔ)上錯(cuò)過的會(huì)議、總結(jié)重要文件、整理潛在風(fēng)險(xiǎn)、快速搜索關(guān)鍵信息、以某人的風(fēng)格寫規(guī)劃書等等。
比如，當(dāng)你問“昨天Fabrikam做了啥”，它會(huì)立刻總結(jié)出跟Fabrikam相關(guān)的進(jìn)展，并附上相關(guān)文件。當(dāng)你把鼠標(biāo)懸停在人名或文件名上，會(huì)出現(xiàn)更多詳細(xì)信息。
接著，輸入“幫我準(zhǔn)備一下即將到來的與Mona的會(huì)議，并提出任何與產(chǎn)品交貨期有關(guān)的問題”，Copilot就會(huì)匯總各種來源的信息，在幾秒鐘內(nèi)整理出一份總結(jié)。
相比之下，如果純靠你自己來做這些事，可能要花幾個(gè)小時(shí)才能找完所有信息。
還有一些看起來很好用的功能演示。
比如要求它“調(diào)出第一季度預(yù)測的關(guān)鍵數(shù)據(jù)以及確定相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)”，Copilot會(huì)提供關(guān)鍵數(shù)據(jù)點(diǎn)并標(biāo)注出潛在的問題。
然后，可以讓它根據(jù)所有這些信息，生成SWOT分析。Copilot將在單個(gè)視圖中對(duì)優(yōu)勢、劣勢、機(jī)遇、風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行歸納。如果你發(fā)現(xiàn)哪里寫錯(cuò)了，直接點(diǎn)擊修改即可。
使用Copilot，還能將SWOT分析一鍵轉(zhuǎn)PPT，并在PPT中對(duì)其進(jìn)行優(yōu)化。
它也能一次性生成多個(gè)會(huì)議的紀(jì)要并進(jìn)行總結(jié)。
鼠標(biāo)懸停在文字上，就能獲取更多詳細(xì)信息，以便及時(shí)查漏補(bǔ)缺。同時(shí)Copilot也能繼續(xù)添加更多會(huì)議相關(guān)的詳細(xì)信息。
比如你可以要求Copilot“找到Kayo在下午1點(diǎn)會(huì)議上提到的列表并添加它”。
最后，如果想將文件分享給團(tuán)隊(duì)，可以點(diǎn)擊“Post in Business Development channel”，在Posts頁面，你可以繼續(xù)優(yōu)化和發(fā)布這些內(nèi)容。
07 暫僅面向部分客戶開放，還需多輪錯(cuò)誤迭代
微軟相關(guān)負(fù)責(zé)人坦言，大型語言模型是非常有創(chuàng)造力的，但它們也容易犯錯(cuò)。這就是為什么為大型語言模型（LLM）建立數(shù)據(jù)基礎(chǔ)是如此重要——“我們?cè)谙到y(tǒng)訓(xùn)練時(shí)用到了大量數(shù)據(jù)，還在體驗(yàn)中加入了反饋，以便人們遇到模型出錯(cuò)時(shí)告訴我們?！?/p>
“系統(tǒng)出錯(cuò)、偏見、濫用等問題仍存在，這也是我們從少量客戶開始測試的原因之一?！睋?jù)稱，微軟在某個(gè)地方已有改進(jìn)，所有Copilot功能都通過了隱私檢查。它一直由專家把關(guān)，并受到實(shí)時(shí)監(jiān)控。“我們會(huì)犯錯(cuò)，但一旦犯錯(cuò)，我們會(huì)迅速解決?！?/p>
這位負(fù)責(zé)人說：“偉大的設(shè)計(jì)源于迭代，這是一種始終努力使自己變得更好的追求?！?/p>
“每個(gè)人都應(yīng)該在工作中找到意義和快樂，大家已經(jīng)看到了Microsoft 365 Copilot如何將我們重新連接到工作的靈魂。Copilot可讓用戶利用微軟業(yè)務(wù)版圖中的數(shù)據(jù)以及微軟365應(yīng)用程序的豐富性，來利用大型語言模型的功能來釋放創(chuàng)造力，解鎖生產(chǎn)力和高級(jí)技能，而我們才剛剛開始。我們堅(jiān)定地致力于傾聽、學(xué)習(xí)和快速適應(yīng)，幫助每個(gè)人用AI創(chuàng)造一個(gè)更光明的未來?！?/p>
08 結(jié)語：微軟打樣“AI+辦公”，生產(chǎn)力大釋放
GPT-4本周二剛發(fā)布，微軟這就迅速推出了AI嵌入Office工具的成果。全世界人都在用Word、PPT、Excel、Outlook等微軟Office工具開展工作，因此本次升級(jí)有望為數(shù)億人帶來生產(chǎn)力的大釋放。
與此同時(shí)，這一稱為Microsoft 365 Copilot的工具目前仍只對(duì)部分客戶開放測試，微軟相關(guān)負(fù)責(zé)人也明確坦言產(chǎn)品仍存在缺陷，可能犯錯(cuò)或引起其他偏見、濫用等問題。因此，這一產(chǎn)品真正推廣可能還要等到多輪迭代之后。
全球生成式AI競賽已經(jīng)打響，就在微軟及OpenAI密集發(fā)新的同時(shí)，谷歌、百度等全球互聯(lián)網(wǎng)大廠都已經(jīng)采取行動(dòng)。產(chǎn)業(yè)加速正進(jìn)入新的通用智能時(shí)代，能否把握這一波技術(shù)浪潮的機(jī)會(huì)，成決定上一代大廠在新一輪角逐中能否拔得頭籌的關(guān)鍵。