文|袁國寶
去年年末，“阿里巴巴成為中國第一家全面嘗試彈性辦公的互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)”的消息出現(xiàn)，隨后在互聯(lián)網(wǎng)上掀起了辦公方式改革的討論浪潮，并將在線辦公的討論熱度提高了一個臺階。
實際上2020年初這場突如其來的疫情已經(jīng)推動了網(wǎng)上辦公大規(guī)模的普及。釘釘，企業(yè)微信，飛書等國內(nèi)主流網(wǎng)絡(luò)辦公軟件共同迎來暴發(fā)。每日和每月的活動量都突破了新高，以至于如果某個產(chǎn)品的某個功能被卡住或崩潰，可能會立即上熱搜。
國際市場也不例外。美國辦公視頻公司Zoom去年的收入約20億美元，比2020年同期增長了3倍多。
然而隨著時代的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)辦公不僅意味著效率的發(fā)展，也意味著組織鏈接的發(fā)展。
在這場由疫情引發(fā)的組織和管理改革競賽中，企業(yè)應(yīng)該如何選擇適合自己業(yè)務(wù)的在線辦公軟件？員工如何使用辦公軟件來提高工作效率？各種辦公協(xié)作工具如何更好的推動企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型？只有時間能解答這些。
遠程辦公的歷史比你想象的要久遠
1979年，為了緩解總部主機的擁堵，IBM進行了一項大膽的實驗：將終端安裝在五名員工的家中，讓員工可以在家工作，這不僅解決了主機的擁堵問題，還為IBM節(jié)省了大量辦公空間。
到了1983年，IBM有超過2000名員工選擇遠程工作，這可以為公司每年節(jié)省數(shù)百萬美元的租賃成本，遠程辦公已成為硅谷的一種新趨勢。雅虎等公司也紛紛效仿，在家工作已成為許多員工最期待的事情。
不過雅虎的員工在2013年被迫放棄每周40小時的遠程工作機制。2017年IBM也正式廢除了遠程辦公，持續(xù)了38年的嘗試結(jié)束了。
硅谷遠程辦公的興起和消亡與謹慎的計算密不可分。研究表明，遠程辦公的員工工作時間遠遠超過辦公室員工，這顯然是老板們喜歡的結(jié)果，也是遠程辦公普及的主要驅(qū)動力。但也有人表示：遠程辦公限制了團隊的合作效率，需要通過減少物理空間來保持團隊的團結(jié)。
不過遠程辦公雖然在美國暫時消亡，卻在太平洋彼岸的中國市場上上演了一場大戲。
2014年春節(jié)后，陳航來到湖畔花園。
“來往”這款對標微信的APP以失敗告終，不過陳航仍然選擇了溝通工具作為賽道，但將場景從個人社交網(wǎng)絡(luò)切換到了公司辦公室。
當時，公司辦公室仍處于傳統(tǒng)OA的世界中，公司溝通的需求還沒有被挖掘出來。大企業(yè)通常有自己的內(nèi)部溝通工具，小公司只需要一個微信群就可以滿足他們的需求。
2015年初，陳航的團隊正式發(fā)布了釘釘。在阿里這棵大樹的扶持下，釘釘擁有創(chuàng)業(yè)公司不敢想的資源，僅一年就覆蓋了150萬個企業(yè)組織，第二年就開始對微信進行一系列“碰瓷”營銷，可能陳航還是有些不服氣吧。
在一線城市的地鐵站，釘釘?shù)拇蠛筚N滿了入口通道，文案充滿了挑釁性?！爱斈阍诠ぷ髦惺褂肵信時，你總是被瑣碎的事分心，所以你一直在加班?！薄搬斸?，讓工作回歸工作，讓生活回歸生活。” 釘釘甚至在《南方都市報》和其他媒體上買了一整頁，以“曝光”微信的形式塑造釘釘?shù)钠放浦取?/p>
雖然早期的釘釘指向的是公司辦公室，但他們在營銷和品牌層面上仍與C端打交道，試圖通過對微信制造話題來突出他們之間的差異。在接下來的幾年里，釘釘接連打破了企業(yè)家、程序員、職業(yè)女性和其他人的圈子。這場巧妙的營銷逐漸使釘釘為公眾所知。
2016年4月，騰訊推出了企業(yè)微信，并同樣打出將“生活與工作分離”的價值觀。然而，在騰訊的認知中，企業(yè)辦公不是與阿里的正面較量，因此企業(yè)微信在三年內(nèi)僅發(fā)展了250萬用戶。
轉(zhuǎn)折點是2019年。數(shù)字經(jīng)濟浪潮沖擊著每個企業(yè)的認知，越來越多的管理者意識到傳統(tǒng)的工作模式已經(jīng)過時。數(shù)字經(jīng)濟的運行模式需要數(shù)字工作模式，合作效率逐漸成為一種剛性需求。
微信的張小龍也開始思考微信商業(yè)群的To B布局。在微信的公開課上，張小龍分享了他對企業(yè)微信的看法：如果將企業(yè)微信定義為公司內(nèi)部的一種溝通工具，我認為它的場景和意義會小得多。只有當它延伸到企業(yè)外部時，它才會產(chǎn)生更大的價值。
8個月后，在釘釘主辦的未來組織大會上，陳航在他的演講中宣布：“目前，釘釘擁有2億多用戶和1000多萬企業(yè)組織，已經(jīng)是世界上最大的軟硬件集成智能移動工作平臺?！标惡皆趤硗『?，迎來了自己的時代，阿里再次占據(jù)了一個令人意想不到的新賽道。
曾經(jīng)被外界嘲笑為“應(yīng)用程序工廠”的字節(jié)跳動在海外市場悄然推出了一款名為Lark的產(chǎn)品，并很快在中國推出了飛書；從未參與過互聯(lián)網(wǎng)戰(zhàn)爭的華為在2019年底推出了企業(yè)辦公產(chǎn)品WeLink，互聯(lián)網(wǎng)巨頭們似乎都在布局未來，只是這個未來來的太快。
疫情反復(fù)，遠程辦公被迫“加速”
2020年1月，新冠疫情的出現(xiàn)改變了世界。
2月3日原本是企業(yè)復(fù)工的日子。但關(guān)閉城市、停止交通和家庭隔離的命令似乎給全國按下了暫停按鈕。廣大出不了門的上班族只能在家遠程工作，在線辦公產(chǎn)品一夜之間“紅遍大街小巷”。
釘釘后來發(fā)現(xiàn)，當天有近2億人開啟了家庭辦公模式，流量飆升了幾十倍。即使緊急擴展10000臺服務(wù)器，它們?nèi)匀粵]有逃脫服務(wù)器宕機的命運，幾乎就是經(jīng)歷了一場雙11。
釘釘并不是唯一一家流量激增的公司。企業(yè)微信也同時涌入數(shù)千萬的用戶，一個多月前才開放注冊的華為云WeLink，一天內(nèi)新注冊企業(yè)數(shù)量增加了50%，整個春節(jié)期間每天新增用戶超過100萬。騰訊會議、騰訊文檔也受到了極大的流量沖擊。
僅僅一周時間，在線辦公賽道就逐漸變得擁擠起來。畢竟，協(xié)作辦公平臺的門檻并不高，幾乎所有大型科技企業(yè)都有自己的內(nèi)部協(xié)作工具。內(nèi)部工具對外開放也是許多企業(yè)進入在線辦公的捷徑。
百度的如流，京東的小易，美團的“大象”，兩周時間與在線辦公相關(guān)的產(chǎn)品數(shù)量已經(jīng)增加到幾十個，實時通信和遠程合作已經(jīng)成為企業(yè)賽道上的新出路。
這樣的情景必將在中國商業(yè)史上留下深刻的印記，也將改變外界對在線辦公產(chǎn)品的認知。
與此同時，企業(yè)，尤其是老板，對在線辦公產(chǎn)品的態(tài)度也發(fā)生了微妙的變化。早年的中國根本沒有遠程辦公這個概念，很多員工不得不忍受一，兩個小時的通勤時間，每天準時到達公司。雖然有些企業(yè)比較開放，但他們只是單純的注冊釘釘或企業(yè)微信，并不用于企業(yè)的日常合作。
疫情的出現(xiàn)對在線辦公產(chǎn)生了“暫時的剛性需求”。它曾被視為雞肋產(chǎn)品，如今已悄然成為企業(yè)應(yīng)對不確定性的工具，以及幫助企業(yè)在特殊情況下維持運營的利器。雖然疫情逐漸緩解后，網(wǎng)上辦公的討論熱逐漸減少，遠程通信不再是剛需，員工也能重返工作崗位，但網(wǎng)上辦公并沒有淪為曇花一現(xiàn)，越來越多的企業(yè)保留了這種高效的合作方式。
隨著世界進入后疫情時代，許多企業(yè)發(fā)現(xiàn)，在疫情期間，員工大部分時間在家工作，生產(chǎn)率提高，成本降低。各種企業(yè)的首席財務(wù)官都迫不及待地想計算一下，在線辦公帶來的商務(wù)旅行減少能為公司帶來多少成本節(jié)約。然而，與此同時，許多員工由于長時間在家工作而錯過了與同事面對面交流和線下溝通的感覺。他們希望在疫情好轉(zhuǎn)后至少重返辦公室一段時間。
目前，各大企業(yè)正在努力明確哪些工作需要在辦公室完成才能創(chuàng)造價值，哪些工作可以通過在線辦公有效完成，并逐步走向新的平衡。公司知道，如果他們不提前計劃，他們的競爭對手將獲得優(yōu)勢。
此消彼長，在線辦公真的是問題的答案么？
對于遠程面試、在線會議報告、一對一咨詢等工作，在線辦公也可以取得良好的效果。許多老板表示，需要團隊領(lǐng)導(dǎo)及其直接下屬一對一完成的大部分工作都可以在網(wǎng)上有效完成。類似團隊協(xié)調(diào)、信息共享和簡單決策等基礎(chǔ)工作也能在網(wǎng)上有效開展。
然而那些需要深入的知識整合、團隊成員之間的密集對話，甚至團隊辯論的活動很難在網(wǎng)上取得好的效果。
這些團隊活動的有效開展需要建立在人與人之間的充分聯(lián)系和信任的基礎(chǔ)上，而通過在線遠程辦公很難培養(yǎng)這種聯(lián)系和信任。
當網(wǎng)絡(luò)辦公行業(yè)的增長結(jié)束時，整個行業(yè)已經(jīng)到了一個新的轉(zhuǎn)折點。隨著知識管理+人工智能這一新的生產(chǎn)力要素的加入，以前在線辦公效率的上限可能會進一步突破。
辦公工具的低層次價值在于它是一種輔助手段，典型的例子是簽到軟件，往上一層的價值在于提高效率。最高層次的價值則在于，在工具的引導(dǎo)下，它逐漸成為一種企業(yè)文化！
以簽到為例，它最起碼的目標是減少遲到早退的問題，但深層次的目標是培養(yǎng)守時觀念，使時間管理成為一種良性的企業(yè)文化。
智能工作平臺的意義不僅可以提高辦公效率，還有助于培養(yǎng)團隊的學(xué)習氛圍，建立學(xué)習型組織，提高員工在知識流動中學(xué)習和成長的意識。
學(xué)習是工作場所的生命線。一個充滿學(xué)習文化的工作環(huán)境不僅可以幫助企業(yè)提高競爭力，還可以進一步擴大企業(yè)的創(chuàng)新能力。隨著時間的推移，這種增長和轉(zhuǎn)型的結(jié)果可能是雙贏的。
一方面，如果個人的能力更強，就會有更多的機會擴大上升空間。另一方面，對于企業(yè)來說，集體創(chuàng)新能力也可能會增強。在長期的創(chuàng)新下，也能為企業(yè)帶來更長時間的行業(yè)競爭力。
新冠疫情對企業(yè)老板領(lǐng)導(dǎo)力的影響是深遠的。未來，企業(yè)需要能夠在兩種不同工作模式之間自由切換的領(lǐng)導(dǎo)者。
在大多數(shù)情況下，領(lǐng)導(dǎo)者需要協(xié)調(diào)和管理在線工作，包括為在線工作團隊設(shè)定目標、監(jiān)控進度、促進信息共享、保持成員之間必要的聯(lián)系等。在整個過程中，領(lǐng)導(dǎo)者需要承擔幾乎所有的一對一監(jiān)督和指導(dǎo)責任。
當團隊成員定期聚在一起開展更深入的團隊活動時，領(lǐng)導(dǎo)者需要有效管理線下的合作模式，帶領(lǐng)團隊完成深度知識整合，進行創(chuàng)新，提高文化適應(yīng)度，提升忠誠度。
在這種多模式工作模式下，領(lǐng)導(dǎo)者需要在“指揮官、教練”這兩個不同角色之間不斷切換，這兩個角色的權(quán)重取決于團隊的協(xié)調(diào)和整合程度，極大地改變了領(lǐng)導(dǎo)者取得成功所需的能力。
所以一些企業(yè)仍然更喜歡在辦公室面對面和線下工作。對于企業(yè)來說，需要一個逐步適應(yīng)的過程來面對“對于很多工作來說，在線辦公可能比在公司工作更高效”的事實。
在可預(yù)見的未來，團隊中的大部分一對一工作和大量基礎(chǔ)協(xié)調(diào)工作將通過在線辦公完成。
當然，企業(yè)還需要為團隊合作提供物質(zhì)空間，使團隊成員能夠定期聚會，面對面合作，及時打破團隊成員日常分散的在線辦公模式，共同關(guān)注深度學(xué)習、創(chuàng)新、文化適應(yīng)等領(lǐng)域的團隊活動。
在辦公設(shè)施方面，未來企業(yè)將維護基本的辦公基礎(chǔ)設(shè)施，當團隊成員需要離線面對面合作時，不同的團隊將共享這些空間。其他時候，團隊成員將以遠程在線辦公室的形式完成他們的工作，無論是在他們自己的家中還是在他們家附近的共享工作區(qū)。
老板和員工究竟是一體的還是對立的很難說的清。但是回首歐、美、日經(jīng)濟騰飛的歷史進程，可以發(fā)現(xiàn)都出現(xiàn)了德魯克、稻盛和夫等管理大師，以及多種管理理念和制度。相比之下，中國的企業(yè)管理還沒有形成廣泛的管理概念或方法。
此前，中國的產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)大多承擔國際分工，企業(yè)管理也向西方學(xué)習。今天，中國的數(shù)字經(jīng)濟和新經(jīng)濟蓬勃發(fā)展，在“Z世代”年輕人和在線辦公軟件的共同作用下，一種基于中國企業(yè)實踐的管理理論可能真的會適時誕生。
到時候也許在線辦公不僅能打破時空的局限，還能模糊“老板”與“員工”的界限。